Aide-mémoire pour se préparer à un salon commercial

Les salons commerciaux offrent aux propriétaires de petites entreprises une excellente occasion de présenter leurs produits et services, de faire du réseautage avec d’autres professionnels, d’accroître la visibilité de leur marque, de stimuler les ventes, de rencontrer des clients potentiels et de découvrir les dernières tendances dans leur secteur d’activités. Cependant, un salon comporte de nombreux aspects dont les participants doivent tenir compte. La planification est cruciale, car vous voulez être en mesure de présenter votre entreprise sous son meilleur jour à vos clients potentiels et à vos pairs.

Si vous avez des événements prévus pendant la saison des salons, il est temps de planifier chacune des étapes du processus.

Voici un aide-mémoire des principales étapes à suivre avant de participer à un salon professionnel. N’oubliez pas de consulter nos solutions pour petites entreprises qui sauront répondre à tous vos besoins, et ce, dans un centre près de chez vous.

Premières étapes

• Déterminez les coûts du salon : Les coûts d’un salon commercial varient, mais, avant même la conception du kiosque et le marketing, il est important de penser à certains des frais de base, comme les droits d’entrée, le coût de votre kiosque par pied carré, si certains emplacements du salon coûtent plus cher que d’autres, les coûts des services du salon (électricité, nettoyage, accès Internet, etc.), les frais de déplacement et d’hôtel, et ainsi de suite. L’établissement d’un budget pour ces frais de base peut vous aider plus tard, lorsque d’autres dépenses surviendront.
• Choisissez votre emplacement sans tarder : Comme les espaces les plus convoités partent vite, assurez-vous de choisir l’emplacement de votre kiosque rapidement. Ainsi, vous aurez plus d’options dans la zone la plus achalandée.
• Remplissez et envoyez votre contrat : Vous devrez remplir un contrat (et parfois plusieurs) avant de pouvoir exposer dans un salon commercial. Lisez-les attentivement, remplissez-les soigneusement et renvoyez-les dès que possible. Les documents peuvent comprendre un contrat de location de kiosque, des modalités générales, certains contrats d’assurance, etc. Examinez attentivement les contrats, car ils contiendront probablement des renseignements importants sur le salon ou votre kiosque. Il est impératif de respecter le règlement du salon.
• Pensez à l’hébergement et au transport : Certains salons commerciaux peuvent durer plusieurs jours ou se dérouler loin de chez vous. Si c’est le cas, vous devrez prévoir le transport pour vous y rendre et l’hébergement pendant la durée de l’événement. Si vous devez prendre l’avion, réserver un billet longtemps à l’avance sera généralement moins coûteux que d’attendre à la dernière minute. De plus, comme les hôtels peuvent se remplir rapidement, surtout ceux qui sont situés autour du salon, réservez tôt!
• Formez votre équipe pour le salon : Qui y participera? La présence de plusieurs membres de l’équipe sera-t-elle nécessaire? Voulez-vous qu’un membre du personnel de vente soit présent à l’événement? Constituez votre équipe et planifiez soigneusement les rôles de chacun. En organisant des réunions avant le salon, vous vous assurerez que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et que l’événement se déroule efficacement.

Préparation du kiosque et du matériel

• Planifiez votre matériel d’exposition : Avant de passer à la conception et à la production de matériel pour votre kiosque, il est toujours bon de réfléchir à l’aspect que vous souhaitez lui donner. Aurez-vous des affiches et des bannières présentant de l’information sur votre entreprise? Quel type de supports visuels placerez-vous dans votre kiosque (p. ex., des bannières rétractables, des dépliants, des panneaux, des présentoirs lumineux, etc.)? Voulez-vous remettre des brochures ou des cartes professionnelles aux personnes qui visitent votre kiosque et lorsque vous établissez de nouveaux contacts? Que diriez-vous de générer des codes QR qui serviraient de liens rapides vers votre site Web? Pensez aux types de matériel que vous voulez présenter et distribuer.
• Concevez le matériel de votre kiosque en fonction de votre marque : Il est essentiel de préserver l’identité de votre marque lors d’un salon puisque l’objectif est de présenter votre entreprise ainsi que vos produits et services au public. C’est là que la création d’éléments visuels propres à votre marque, tels que votre logo ou les couleurs associées à votre marque, peut être importante. Un salon commercial peut être très animé, vous devez donc promouvoir votre entreprise du mieux possible. Optez pour des éléments visuels que l’on peut apercevoir de loin, et restez fidèle à votre marque en choisissant des couleurs qui correspondent à votre secteur d’activité.
• Imprimez votre matériel : Maintenant que vous avez choisi le matériel dont vous aurez besoin, il est temps de l’imprimer. Vous devez vous assurer que les affiches et bannières ont les bonnes dimensions et que vous aurez suffisamment d’articles, tels que des dépliants, des cartes professionnelles ou des brochures, pour tout le monde. S’il s’agit d’un salon très achalandé, apportez plus de matériel — vous ne savez jamais quel visiteur pourrait être un fournisseur ou un client potentiel, vous devez donc avoir suffisamment de matériel sous la main. Les surplus pourront toujours être utilisés dans votre magasin.
• Pensez aux autres éléments de votre kiosque : Outre le matériel de marque, pensez aux accessoires dont vous pourriez avoir besoin, comme des tables, des chaises, des écrans d’affichage, des jeux interactifs, etc. Plus les participants restent longtemps à votre kiosque, plus vous avez de chances de leur parler de votre entreprise.
• Envoyez les produits et le matériel à l’avance : Il est essentiel d’expédier le matériel avant le salon pour vous assurer que tout arrive à temps et en un seul morceau. Une fois que tout votre matériel est prêt, choisissez le service d’expédition qui vous convient, calculez les frais d’envoi et utilisez des fournitures d’emballage pour protéger vos biens pendant le transport. Cela peut vous faire gagner du temps et vous éviter bien du stress!

Le jour J

• Faites découvrir le déroulement du salon sur les médias sociaux : La préparation d’un salon commercial peut constituer un excellent contenu à ajouter à vos comptes de médias sociaux, sous forme de vidéo ou de texte. Par exemple, une vidéo en temps réel du montage de votre kiosque peut être un excellent outil pour les plateformes de médias sociaux, tandis qu’un article de blogue à propos de votre parcours au salon peut être intéressant pour votre site Web. Susciter l’engagement et le buzz autour de votre kiosque sur les médias sociaux peut être à la fois une excellente promotion pendant le salon et vous aider à atteindre des publics qui ne sont pas au salon, mais qui sont intéressés par votre secteur d’activité. Pendant le salon, publiez du contenu et incluez tous les mots-clics associés au salon pour entrer en contact avec d’autres participants.
• Offrez des articles promotionnels gratuits : Lorsque les participants arrivent à votre kiosque, vous pouvez leur offrir des articles promotionnels gratuits portant votre logo, comme un stylo à bille, une tasse ou un calendrier. C’est un excellent moyen de promouvoir votre entreprise et de ne pas vous faire oublier! Placez ces articles en évidence dans votre kiosque afin que les participants puissent y avoir accès facilement.
• Tenez compte de l’endroit où se trouvent les visiteurs : Considérez la circulation dans le salon et placez votre matériel à un endroit qui captera l’attention des visiteurs et les attirera à votre kiosque. Si vous placez vos messages trop bas, ils ne seront pas aussi efficaces ou visibles; pensez à placer votre matériel visuel à la hauteur des yeux.

Planifier un salon commercial avec The UPS Store

La planification d’un salon demande du temps et des efforts, mais elle est extrêmement importante. En vous organisant longtemps à l’avance, vous pourrez mieux déterminer comment votre entreprise attirera les visiteurs, ce qui vous permettra de profiter pleinement du salon une fois sur place. Pour vous aider dans le processus de planification, n’hésitez pas à vous rendre dans un centre The UPS Store près de chez vous pour des services d’impression et d’expédition ou consultez nos services d’impression en ligne.