Conseils pour étiqueter correctement vos envois
L’étiquette d’expédition est l’un des plus petits éléments d’un colis, et pourtant, c’est l’un des plus importants. Elle est tout simplement le passeport de votre colis, car elle contient toutes les informations nécessaires pour l’aider à se rendre là où il doit aller. Cet article vous présente quelques-uns de nos meilleurs conseils concernant l’étiquetage des colis, dans le but de vous aider à éviter tout problème de livraison lors de vos envois.
1. Renseignements complets et exacts du destinataire
Lorsque vous envoyez une carte personnelle à quelqu’un, vous n’y réfléchissez pas forcément à deux fois avant d’écrire son nom et son adresse sur l’enveloppe. Cependant, lorsque vous créez une étiquette d’expédition pour votre entreprise, vous voulez vous assurer de l’exactitude des renseignements qui y figurent. Les erreurs d’étiquetage peuvent retarder l’expédition, et votre colis peut même vous être retourné s’il est considéré comme non livrable.
Nom du destinataire : Idéalement, le nom légal complet du destinataire, tel qu’il figure sur une pièce d’identité émise par le gouvernement, doit figurer sur le colis. Il peut arriver que le transporteur que vous avez choisi réachemine le colis vers un autre lieu de livraison afin que le destinataire vienne le chercher. Le destinataire devra alors fournir une pièce d’identité valide pour récupérer le colis, et les renseignements qui y sont inscrits devront correspondre à ceux qui figurent sur l’étiquette.
Adresse du destinataire : Comme pour toute adresse standard, vous devez indiquer l’adresse complète du destinataire, y compris le numéro d’immeuble, le nom de la rue et le numéro de bureau ou d’appartement. Comme indiqué plus haut, si un colis est réacheminé et conservé pour être récupéré par le destinataire, une pièce d’identité appropriée devra être présentée avant que le colis ne lui soit remis. L’adresse indiquée sur cette pièce d’identité doit correspondre à celle figurant sur l’étiquette d’expédition. Conseil : si votre destinataire utilise une boîte postale pour recevoir son courrier, sachez que les transporteurs ne pourront pas effectuer la livraison, à quelques exceptions près. Une adresse réelle, ou une adresse postale telle que celles offertes à The UPS Store par exemple, est nécessaire pour que le colis soit livré.
2. Emplacement recommandé pour l’étiquette
L’étiquette d’expédition doit être placée de manière sûre sur le colis pour garantir une livraison sans faille. Elle doit être apposée sur le dessus du colis et soigneusement lissée pour éliminer toute bulle ou tout coin non fixé. Une étiquette collée à plat sur l’un des côtés du colis facilite la lecture du code-barres tout au long du processus d’expédition. Évitez de placer l’étiquette sur un joint, car elle risque de se détacher plus facilement de l’emballage ou d’être endommagée. Évitez également de l’enrouler autour d’un coin, car la lecture du code-barres pourrait échouer ou le colis pourrait bouger inutilement, ce qui risquerait d’endommager son contenu. Conseil : si le colis que vous expédiez contient des articles fragiles ou porte la mention « Ce côté vers le haut », veillez à fixer l’étiquette d’expédition du bon côté pour éviter que le colis ne soit retourné lors de la manutention.
3. Assurez-vous qu’il n’y a qu’une seule étiquette sur le colis et qu’elle est neuve
Si vous réutilisez le matériel d’emballage, comme une boîte, il est important d’enlever toute ancienne étiquette d’expédition. Chaque étiquette portera un nouveau code-barres, unique et exclusif à cet envoi. C’est pourquoi il importe de placer uniquement cette étiquette claire et bien visible sur le colis que vous expédiez . Si vous n’enlevez pas les étiquettes précédentes, il est possible que la mauvaise étiquette soit lue et que le colis vous soit retourné. Conseil : les experts en emballage de The UPS Store ne recommandent pas de réutiliser les boîtes en carton lors de l’expédition. Les boîtes usagées peuvent avoir perdu en résistance ou en intégrité lors de leur dernière utilisation.
Nous vous recommandons également d’insérer l’étiquette d’expédition dans une pochette en plastique pour la protéger des intempéries avant de la fixer sur le colis. Si vous n’avez pas de pochette, utilisez du ruban d’expédition en plastique transparent sur toute la surface de l’étiquette. Tout comme vous utiliseriez du solide et durable pour garder les articles en sécurité à l’intérieur de leur contenant, envisagez d’utiliser le même pour votre étiquette d’expédition si celle-ci n’est pas déjà plastifiée.
4. Ajoutez un bordereau d’expédition à votre colis, au besoin
Bien que cela ne concerne pas nécessairement l’étiquette sur le dessus d’un colis, nous vous recommandons de toujours accompagner vos articles d’un bordereau d’expédition. Celui-ci peut contenir des renseignements essentiels, tels que les coordonnées de votre entreprise, la date et le numéro de la commande, une liste détaillée des articles contenus dans le colis, les coordonnées du destinataire, les informations relatives au retour, etc. Par conséquent, si votre colis est endommagé pendant le transport et que votre étiquette se détache ou devient illisible, les données importantes resteront avec le colis et pourront l’aider à terminer son voyage.
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