Comment désencombrer votre boîte de courriel

Avez-vous parfois l’impression d’être submergé de courriels ? Votre productivité dégringole chaque fois que vous ouvrez votre boîte de réception ? Vous n’êtes pas seul : des études ont démontré que de nombreux professionnels consacrent un temps démesuré à la gestion de leurs courriels, une tâche qui s’avère souvent plus agaçante que commode.

Que faire pour échapper au déluge ? Les courriels ne disparaîtront pas. Cependant, vous pouvez miser sur quelques conseils, astuces et applications pour réduire le fouillis et améliorer votre expérience.

Conservez des modèles des messages courants
S’il vous arrive d’envoyer régulièrement des messages similaires à vos clients et relations professionnelles, gagnez du temps en gardant à portée de main certains paragraphes passe-partout, que vous pourrez couper et coller rapidement. De même, si vous utilisez Gmail, activez la fonctionnalité « Réponses standardisées », qui vous permet de choisir parmi plusieurs fichiers sauvegardés en fonction du type de courriel à rédiger.

Prenez le temps de parler
Au lieu d’envoyer un courriel à un collègue dont le bureau se trouve près du vôtre, pourquoi ne pas aller le voir pour une brève discussion ? Certains sujets s’abordent mieux en personne que par courriel, particulièrement lorsque la situation est délicate et exige qu’on choisisse judicieusement son ton et ses mots. Si votre interlocuteur est situé dans une autre ville ou un pays étranger, essayez de communiquer par vidéoconférence à l’aide d’une application comme Skype. Ces brèves conversations face à face réduisent le volume de courriels et aident à stimuler la collaboration.

Maintenez un système de classement
Faites le ménage dans votre boîte de réception en créant des dossiers pour chaque tâche, projet, client et relation. Vous pouvez aussi ajouter des sous-dossiers afin d’être encore plus précis. De cette façon, vous trouverez beaucoup plus rapidement les renseignements requis. De plus, maintenez un dossier appelé « Choses à faire » ou « Suivi » pour surveiller de près les projets urgents.

Remplacez certains courriels par des messages instantanés
La messagerie instantanée confère un sentiment d’urgence à une conversation. Cette solution de rechange au courriel permet d’établir un dialogue bref et direct, ce qui est très pratique quand on veut obtenir rapidement une réponse tout en conservant un registre de la conversation. Téléchargez un logiciel de clavardage comme Gtalk, Pidgin ou imo et encouragez vos employés à échanger des messages instantanés au lieu de courriels

Filtrez votre boîte de réception
Servez-vous de filtres pour automatiser votre système de classement et rediriger des messages vers des dossiers spécifiques dès leur réception (ou leur envoi). Les filtres permettent également d’acheminer instantanément les courriels indésirables dans la corbeille. Vous pouvez mettre en place un filtre pour détecter des expéditeurs ou des mots clés précis et supprimer directement tout courriel qui y correspond, sans que vous ayez à le voir.

Archivez automatiquement vos dossiers
Nous recevons tous des courriels qui renferment des renseignements importants, mais qui ne requièrent pas notre attention immédiate, comme le reçu d’un achat en ligne ou le relevé d’une transaction financière. Vous pouvez définir des filtres pour archiver automatiquement de tels messages, qui seront marqués comme lus et logés à la suite de vos nouveaux courriels. De cette façon, ils seront toujours accessibles, sans pour autant vous déconcentrer quand ils arrivent.

Mettez un réseau social à votre service
Un réseau social axé sur les affaires peut devenir une plaque tournante de communication pour les équipes de gestion de projet. Ses fonctionnalités conviviales de partage de fichiers et de messagerie entre membres d’un groupe remplacent les chaînes interminables de courriels qui s’accumulent dans votre boîte de réception. Yammer, par exemple, propose un réseau social d’entreprise gratuit de base que tout le monde peut essayer.

Utilisez une application pour gérer votre boîte de réception
Plusieurs produits peuvent alléger le flux quotidien de messages vers votre boîte de réception. Il s’agit, entre autres, de Sanebox, de Google Inbox, de CloudMagic, de Boxer, d’Evomail et de Mailbox. Certaines de ces applications réduisent l’encombrement en mémorisant les types de courriels que vous supprimez couramment et en redirigeant les messages sans importance vers des dossiers distincts pour consultation ultérieure. Si vous accédez à vos courriels sur un appareil mobile, vous pouvez également trier les messages à l’aide de gestes simples et vous connecter à différents réseaux sociaux.

Prêchez par l’exemple
Améliorez l’environnement de messagerie de votre bureau en montrant le bon exemple à vos employés. Essayez de parler aux gens chaque fois que possible. Veillez à ce que vos courriels soient brefs et clairs afin qu’il soit facile d’y donner suite. Mais surtout, envoyez-les avec parcimonie : n’inondez pas votre personnel de messages qui les empêchent de faire leur travail.