Un espace de travail partagé conviendrait-il au personnel de votre petite entreprise?

En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous devez fournir à votre personnel tout le soutien dont il a besoin pour être efficace et produire un travail de qualité, et cela comprend un environnement de travail adéquat. Les espaces de travail partagés, ou de cotravail, constituent de nos jours une option envisageable pour les entreprises qui fonctionnent à distance ou qui souhaitent accroître la collaboration et la communication en personne au sein de leur équipe sans pour autant s’installer dans un bureau conventionnel.

Nous vous présentons ci-dessous un état de la situation de l’environnement de travail traditionnel (ou de son déclin), les facteurs à considérer pour déterminer si un bureau partagé conviendrait à votre petite entreprise, ainsi que les avantages potentiels de ce type d’espace par rapport à un bureau ordinaire.

Télétravail et travail hybride

Le monde du travail a beaucoup changé ces dernières années. Le déclenchement de la pandémie en 2020 a poussé de nombreuses entreprises (en anglais) à remplacer leurs bureaux par un processus de travail à distance, et la situation n’a cessé d’évoluer depuis. Une enquête menée par Statistique Canada en août 2023a révélé que 13,6 % des travailleurs canadiens travaillent exclusivement à domicile et que 10,3 % (2,1 millions) exercent leurs fonctions en mode hybride, un pourcentage supérieur à celui d’août 2022.

Le modèle hybride, qui combine télétravail et travail au bureau, est en croissance. De plus, 85 % des travailleurs (en anglais) affirment qu’ils préféreraient travailler en mode hybride ou uniquement à distance. La flexibilité semble être le principal avantage que recherchent et dont profitent (en anglais) de nombreux employés. Ainsi, pour conserver leur capacité d’attraction et de rétention du personnel, les entreprises devront être en mesure de répondre aux attentes accrues (en anglais) des travailleurs en matière de modalités de travail flexibles.

Afin de pouvoir offrir une formule hybride à leur équipe, les propriétaires de petite entreprise doivent disposer d’un espace de travail en présentiel. Cependant, avant d’opter pour une telle solution, il est important de consulter les employés. Dans les résultats d’une enquête (en anglais) menée auprès de télétravailleurs depuis 2020, on apprend qu’en 2022, 78 % de ceux-ci préféraient travailler à la maison qu’au bureau, soit une hausse d’environ 15 % en 2 ans. Une autre enquête (en anglais) a révélé que, parmi les travailleurs canadiens qui privilégient le télétravail, la moitié se chercheraient un autre emploi si on les obligeait à revenir au bureau à temps plein.

Bien que de nombreux télétravailleurs canadiens souhaitent rester à domicile, la mise en place d’un modèle hybride peut constituer une excellente façon de favoriser la collaboration en personne. À preuve, dans une enquête de 2022 (en anglais), un nombre important de répondants ont indiqué qu’ils préféreraient travailler à la maison au moins deux ou trois jours par semaine. La formule hybride pourrait donc s’avérer attrayante pour plusieurs, d’où l’intérêt des espaces de travail partagés.

Qu’est-ce qu’un espace de travail partagé?

La réponse se trouve dans la désignation même de cet environnement. Dans un espace de travail partagé, on peut collaborer, interagir et communiquer en personne plutôt qu’à distance, de la même façon que dans un bureau ordinaire. Cependant, il ne s’agit pas d’un espace ou d’un immeuble de bureaux que l’employeur a acheté ou loué afin d’y installer uniquement son personnel. Ce lieu existe déjà et accueille les employés de différentes entreprises qui y travaillent côte à côte et « partagent » des ressources.

La clientèle cible des espaces partagés se compose surtout de pigistes, qui profitent ainsi d’installations et des commodités auxquelles ils n’auraient peut-être pas accès autrement. Toutefois, de plus en plus d’entreprises envisagent de s’installer dans ce genre d’environnement. En 2024, on s’attend à ce que le nombre d’espaces de travail partagés continue d’augmenter et atteigne près de 42 000 (en anglais) à l’échelle mondiale. Au courant de cette même année, cinq millions de travailleurs (en anglais) devraient venir grossir les rangs des personnes en cotravail.

Cela dit, il se peut qu’un espace de travail partagé ne puisse accueillir tous vos employés, en particulier s’il se trouve dans un secteur prisé. Ce genre d’environnement répondra à vos besoins, par exemple, si votre effectif est réduit, si un nombre restreint de vos employés souhaitent des modalités de travail flexibles et acceptent de travailler en mode hybride, ou encore si certains membres de votre équipe préfèrent collaborer en personne sur un projet particulier.

Un bureau disponible selon vos besoins

L’un des avantages d’un espace de travail partagé, c’est qu’il est à votre disposition quand vous en avez besoin. Peu de petites entreprises peuvent se permettre d’investir à grands frais dans la location à long terme ou l’achat d’un bureau. La plupart des espaces de cotravail sont accessibles à moindre coût, sans bail et pour de courtes périodes, même si certains peuvent être loués pour une plus longue durée.

Si vous envisagez d’introduire le travail hybride dans votre entreprise, un espace de travail partagé peut constituer une bonne solution pour vous. Ainsi, les employés qui ne veulent plus faire uniquement du télétravail pourraient venir retrouver des collègues dans un bureau quelques jours par semaine. Un tel environnement peut également vous convenir si vous ne souhaitez pas adopter le travail hybride à long terme ou que vos activités ne nécessitent pas la présence de toute votre équipe au même moment et au même endroit. En outre, cela peut devenir un facteur de rétention et d’attraction supplémentaire pour les personnes qui aiment avoir la possibilité de varier leur mode de travail.

Un espace de travail adapté à votre personnel

Vous trouverez sans doute de nombreux espaces de travail partagés à proximité de vous ou de vos employés, si votre équipe est dispersée géographiquement. En matière d’espaces de cotravail, vous avez l’embarras du choix. Certains offrent un environnement à aire ouverte où les gens travaillent à plusieurs sur de longues tables; d’autres comportent des locaux fermés destinés aux équipes qui cherchent un espace plus privé facilitant les échanges. Parmi les multiples options offertes, vous trouverez certainement un espace qui comblera vos besoins ponctuels et ceux de vos employés.

Un espace de travail distinct

Si le télétravail comporte des avantages, il présente néanmoins l’inconvénient de brouiller la frontière entre le travail et la vie personnelle. À cet égard, un espace de cotravail est un excellent choix pour les personnes qui cherchent à rétablir cette frontière et veulent exécuter leurs tâches dans un lieu distinct de leur domicile. Comme les espaces de travail peuvent être réservés pour une période donnée, vous pouvez déterminer avec vos employés les moments où ils désirent rester à la maison et ceux où ils veulent collaborer en personne afin d’élaborer l’horaire de travail hybride de votre équipe.

Les espaces de travail partagés comportent un autre bénéfice : ils facilitent les relations sociales entre les employés. Se retrouver au même endroit que ses collègues pour travailler contribue à l’esprit d’équipe et à la camaraderie.

De l’équipement et des commodités à votre disposition

Vous venez tout juste de démarrer votre petite entreprise et cherchez des moyens d’économiser sur les coûts? Un espace de travail partagé peut vous procurer les ressources requises pour lancer vos activités et mettre votre équipe à l’œuvre immédiatement. En plus du mobilier de bureau, de nombreux bureaux partagés offrent un réseau Wi-Fi, du matériel informatique, comme des imprimantes et des numériseurs, ainsi que certaines commodités telles qu’un café, une cuisine, un studio d’enregistrement ou une salle d’entraînement. Grâce à tout cela, vous et votre équipe disposerez d’un lieu de travail moderne et attrayant, même si votre petite entreprise a des moyens modestes.

Les inconvénients

Avant de déterminer qu’un espace de travail partagé est indiqué pour votre entreprise, assurez-vous de considérer les inconvénients. Tout d’abord, tenez compte du bruit ambiant qui peut régner dans ce genre d’espace ouvert. De plus, si vous choisissez un endroit très populaire, attendez-vous à ce que les lieux soient très fréquentés et le choix de postes de travail limité aux heures de pointe. Enfin, n’oubliez pas que l’intimité est une denrée rare dans ce type d’environnement. Si certains bureaux partagés comprennent des locaux fermés et des cabines téléphoniques, la plupart sont des aires ouvertes où la confidentialité n’est pas assurée.

The UPS Store : des services complémentaires aux espaces de cotravail

Afin de trouver le meilleur espace de travail partagé pour votre petite entreprise, commencez par visiter les locaux disponibles à proximité. Veillez également à consulter votre équipe afin de bien cerner ses besoins.

Vous avez décidé d’aller de l’avant? The UPS Store peut faciliter la réussite de votre projet en vous procurant les services que n’offre pas votre nouvel espace partagé. Par exemple, si vous n’avez pas d’espace de bureaux traditionnel, nos services de boîtes postales vous permettront d’avoir une adresse postale et de rehausser l’image professionnelle de votre petite entreprise. Vous pourrez également recevoir vos colis et votre courrier dans un endroit sûr, un gage d’efficacité et de sécurité. En outre, si votre espace de cotravail est dépourvu d’imprimante ou que vous souhaitez imprimer du matériel de qualité supérieure, comme des cartes professionnelles, des brochures ou des affiches, sachez que nous offrons aussi des services d’impression.

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