Meilleures pratiques et étiquette en matière de vidéoconférence

Comme le télétravail s’est fortement imposé depuis le début de la pandémie de COVID-19, beaucoup de nos réunions sont soudainement devenues virtuelles. Heureusement, grâce à des applications comme Zoom, Skype, Microsoft Teams et Google Meet, il est facile de tenir des réunions à distance en toute sécurité. Cette nouvelle ère de la vidéoconférence s’accompagne également d’un nouvel ensemble de directives. Voici quelques bonnes pratiques à adopter pour respecter l’étiquette des réunions virtuelles afin que vous et vos collègues ayez une bonne expérience.

Se préparer à une réunion

• Testez la technologie.
  • Vérifiez votre connexion Wi-Fi, votre caméra vidéo, votre microphone et votre fonctionnalité de partage d’écran avant la réunion pour prévenir les problèmes. Assurez-vous de maîtriser les fonctionnalités de base de votre logiciel (vous mettre en sourdine, partager votre écran, etc.) avant de vous joindre à la réunion.
• Habillez-vous convenablement.
  • Prenez le temps de revêtir une tenue professionnelle et de vous coiffer avant de vous joindre à une rencontre vidéo. Vous habiller comme si vous alliez travailler peut également vous aider à vous mettre dans le bain.
• Portez attention à votre décor.
  • Rappelez-vous que les personnes qui participent à la réunion ne voient pas que vous ; elles voient aussi votre environnement. La qualité de votre vidéo sera également bien meilleure avec un bon éclairage.
• Informez votre entourage que vous serez en vidéoconférence.
  • Nous avons tous rigolé en voyant ces vidéos virales où quelqu’un se promène devant la caméra sans savoir qu’une réunion vidéo est en cours. Évitez ces situations en prévenant les autres membres de votre foyer ; dites-leur précisément où et quand la vidéoconférence aura lieu.

Organiser une réunion

• Soyez prêt.
  • Préparez votre ordre du jour et votre présentation avant le début de l’appel.
• Arrivez tôt.
  • Connectez-vous plus tôt pour vous assurer que votre fonctionnalité de partage d’écran (s’il y a lieu) est déjà en place avant l’arrivée de vos invités.
• Prévoyez du temps pour bavarder.
  • Discutez brièvement de choses et d’autres avant et après la réunion.
• Présentez-vous et présentez les nouveaux participants.
  • Si vous ou l’un des participants êtes nouveaux, prévoyez une brève introduction avant le début de la réunion.

Participer à une réunion

• Parlez à votre arrivée.
  • Lorsque vous vous joignez à une petite réunion de 2 à 10 personnes, annoncez-vous et, au besoin, présentez-vous.
• Concentrez-vous.
  • Ne répondez pas au téléphone et ne vous laissez pas distraire pendant la réunion. Écoutez attentivement la personne qui parle. Si vous utilisez une webcam, restez assis pendant la réunion et portez attention à votre langage corporel. Ne faites rien qui puisse distraire les autres participants, comme manger ou envoyer des textos.
• Évitez d’être en mode multitâche.
  • Aussi tentant que cela puisse paraître, il est préférable de vous abstenir de faire autre chose pendant la réunion, comme vérifier vos courriels. Vous risquez de passer à côté de renseignements importants si vous n’écoutez pas.
• Mettez-vous en sourdine.
  • Lorsque vous ne parlez pas, mettez votre micro en sourdine. Cela permettra d’éliminer tout bruit de fond qui pourrait distraire la personne qui parle.

Réunion ou webinaire ?

Les réunions et les webinaires ont une fonction comparable, mais présentent quelques différences importantes. Les réunions sont idéales pour les événements collaboratifs où tous les participants peuvent partager leur écran, être vus et entendus, et voir les autres participants. Dans le cas des webinaires, ce sont les présentateurs qui dirigent la rencontre et qui diffusent l’image et le son auprès des participants. Ces derniers ont généralement la possibilité d’interagir avec le présentateur pendant la période de questions, par clavardage ou par sondage. Le présentateur peut également mettre en sourdine et rétablir le son des participants.

Bien que le télétravail comporte son lot de difficultés, vous pouvez le rendre beaucoup plus facile pour vous et vos collègues en adoptant ces meilleures pratiques. Vous évoluerez ainsi dans ce nouvel environnement de travail numérique avec efficacité et professionnalisme.