Cinq conseils pour mettre de l’ordre dans vos affaires
Saviez-vous que janvier est le mois national de l’organisation ? Le Nouvel An est un moment propice aux résolutions personnelles ou professionnelles. Pour que votre petite entreprise atteigne ses nouveaux objectifs et respecte ses résolutions, l’organisation est un élément essentiel.
Commencer la nouvelle année en partant à neuf vous permet de gagner en productivité et en efficacité dans les mois à venir. Être organisé réduit également le stress, vous fait économiser du temps et vous permet de rester sur la bonne voie. Voici cinq moyens de faire le ménage et de mettre de l’ordre dans vos affaires :
Réévaluez vos systèmes
Nous avons tous des systèmes en place pour nous aider à rester organisés et productifs. Dans quelle mesure les vôtres sont-ils efficaces ? Rayez-vous fréquemment des tâches de votre liste de choses à faire ou certaines tâches demeurent-elles toujours inachevées ? Est-il facile de tout trouver dans votre espace de travail ou passez-vous beaucoup de temps à chercher des dossiers et des documents ? Gardez-vous une trace de vos rendez-vous et de vos tâches à l’aide de feuillets autocollants ou utilisez-vous un calendrier en ligne avec des rappels automatiques ? Déterminez quels sont les points faibles de votre système d’organisation et modifiez-le pour accroître votre efficacité.
Archivez les documents de l’année précédente
Pour vous désencombrer, commencez par classer les documents dont vous n’avez plus besoin régulièrement. Si vous voulez vraiment désencombrer votre espace de travail, envisagez d’archiver numériquement les documents au lieu de conserver des copies papier. Apportez vos documents au centre The UPS Store le plus près, et nous vous aiderons à les sauvegarder au format électronique. Une fois vos documents archivés, créez un système de classement et une structure de dossiers appropriés afin de retrouver rapidement vos fichiers.
Déchiquetez les documents dont vous n’avez plus besoin
Après avoir classé ou archivé numériquement les documents que vous devez conserver, faites le ménage. Comment devez-vous vous débarrasser des documents sensibles tels que les renseignements sur la paie et sur les employés, les documents de nature juridique et les nombreux documents dont vous n’avez plus besoin ? Vous devez vous assurer qu’il n’y a pas de faille de sécurité dans la méthode d’élimination que vous avez choisie, et vous devez le faire efficacement. N’oubliez pas que les déchiqueteuses standard des bureaux à domicile n’ont pas la capacité de déchiqueter efficacement des quantités importantes de papier, et ne déchiquettent en moyenne qu’une dizaine de documents à la fois (sans parler de tous les trombones, pinces, élastiques et autres qui doivent être retirés avant le déchiquetage). Envisagez de faire appel à un service de déchiquetage externe sécurisé pour vous assurer que vos documents sont entièrement et rapidement détruits. Les centres The UPS Store participants offrent un service de déchiquetage de documents et une option de bac verrouillé pour que vous puissiez vous débarrasser de vos documents personnels et professionnels en toute sécurité.
Mettez vos contacts à jour
Quand on est à la tête d’une petite entreprise, on fait beaucoup de réseautage et, en moins de deux, on recueille des tonnes de cartes professionnelles. Assurez-vous de conserver tous vos contacts en transférant les renseignements à leur sujet dans un carnet d’adresses physique ou numérique. Chaque entrée doit contenir leurs coordonnées complètes et leur titre, ainsi que tout autre détail pertinent pour votre entreprise (p. ex., des notes sur les projets que vous avez réalisés pour eux dans le passé, le nom de leur adjoint, les contacts en commun, etc.).
Louez une boîte postale professionnelle
Dirigez-vous une petite entreprise à domicile ? Pensez à distinguer votre adresse personnelle de votre adresse professionnelle à des fins d’organisation et de sécurité en louant une boîte postale pour votre entreprise. En plus d’avoir un endroit sûr où recevoir votre courrier et vos colis pendant que vous vaquez à vos occupations courantes, votre « nouvelle » adresse s’apparente à une véritable adresse postale, ce qui permettra à vos clients de rester en contact sans que vous ayez à révéler votre adresse personnelle. Par exemple, lorsque vous référencez votre entreprise sur Google, préférez-vous que votre adresse à la maison ou qu’une autre adresse apparaisse dans les résultats de recherche ? Par ailleurs, si vous voyagez souvent et pendant de longues périodes, vous pouvez faire acheminer votre courrier où que vous soyez. The UPS Store propose différents services de boîtes postales, en fonction des besoins de votre entreprise.