Petites Entreprises
Comment convertir vos documents papier en archives numériques
Les classeurs sont pleins à craquer et les documents s’empilent sur le bureau? Sans système de classement adéquat, le papier accumulé peut vite devenir encombrant et difficile à gérer. Si, comme bien des propriétaires de petites entreprises, vous conservez contrats, factures et autres documents imprimés, la numérisation serait une excellente façon de libérer de l’espace, de réduire les risques de dommage et de retrouver vos dossiers rapidement. Dans ce billet, nous vous présentons les meilleures pratiques pour numériser et archiver vos documents, notamment : Planifier le processus avant la numérisation Organiser les documents papier Utiliser la technologie OCR ou un numériseur doté d’un lecteur optique de caractères Numériser correctement les documents Choisir le bon type de fichier pour un stockage optimisé Nommer les fichiers de façon optimale Stocker les fichiers en toute sécurité Veiller à la conformité des archives numériques Qu’entend-on par « archives numériques »? Le terme « archives numériques » désigne un ensemble de documents électroniques ou de documents papier convertis en format électronique que l’on conserve à long terme. Ces archives peuvent contenir des photos, des vidéos et des courriels créés à l’origine en format numérique, ainsi que des documents papier qui ont été numérisés. L’un des principaux objectifs de l’archivage numérique est d’assurer la conservation et l’accessibilité des documents à long terme......
