Comment convertir vos documents papier en archives numériques

Date: novembre 12, 2025 Catégorie:
Memory cards and flash memory

Les classeurs sont pleins à craquer et les documents s’empilent sur le bureau? Sans système de classement adéquat, le papier accumulé peut vite devenir encombrant et difficile à gérer. Si, comme bien des propriétaires de petites entreprises, vous conservez contrats, factures et autres documents imprimés, la numérisation serait une excellente façon de libérer de l’espace, de réduire les risques de dommage et de retrouver vos dossiers rapidement.

Dans ce billet, nous vous présentons les meilleures pratiques pour numériser et archiver vos documents, notamment :

Qu’entend-on par « archives numériques »?

Le terme « archives numériques » désigne un ensemble de documents électroniques ou de documents papier convertis en format électronique que l’on conserve à long terme. Ces archives peuvent contenir des photos, des vidéos et des courriels créés à l’origine en format numérique, ainsi que des documents papier qui ont été numérisés.

L’un des principaux objectifs de l’archivage numérique est d’assurer la conservation et l’accessibilité des documents à long terme. Des archives numériques permettent à plusieurs personnes de repérer, de consulter et de partager les documents plus facilement. En outre, elles libèrent l’espace physique pour le rangement.

1. Planifier le processus avant la numérisation

Numériser et archiver vos documents peut être un processus assez long qui exige une bonne planification. Pour que tout se déroule sans heurts, prévoyez du temps à l’horaire pour vous y consacrer. Vous pourriez également confier la tâche à un membre de votre équipe qui se chargera de trier et de préparer les documents.

Assurez-vous d’avoir accès à un numériseur fiable. La dernière chose que vous voulez, c’est de constater que vos documents sont illisibles ou de piètre qualité une fois transférés. Si vous décidez d’acheter un numériseur – un bon investissement si vous prévoyez d’archiver régulièrement –, prenez le temps d’examiner les différents modèles sur le marché. Privilégiez un appareil doté d’éléments de sécurité robustes, capable de gérer le volume de numérisation souhaité et offrant des fonctions utiles comme la numérisation recto verso et le chargeur automatique de documents. Sinon, rendez-vous au centre The UPS Store le plus près pour obtenir de l’aide avec la numérisation de vos documents.

2. Organiser vos documents papier

L’organisation est la clé d’un archivage numérique réussi. Commencez par repérer les documents que vous souhaitez conserver. Ensuite, recyclez ou déchiquetez ceux dont vous n’avez plus besoin, comme de vieilles notes. Les services de déchiquetage offerts par des entreprises comme The UPS Store peuvent vous être utiles à cette étape.

Ensuite, classez vos documents pour faciliter leur archivage numérique. En tant que propriétaire de petite entreprise, vous avez probablement plusieurs types de dossiers, dont des documents financiers, des dossiers d’employés et des factures de fournisseurs. Créez une pile pour chaque catégorie et sous-catégorie, et identifiez-les clairement. Par exemple, souhaitez-vous classer vos documents financiers par décennie ou vos dossiers d’employés par statut d’emploi (permanent ou saisonnier)? Mieux vaut établir ce système alors que vos documents sont encore physiques; cela vous fera gagner du temps lors de la numérisation.

3. Utiliser la technologie OCR ou un numériseur doté d’un lecteur optique de caractères

Un lecteur optique de caractères (ou OCR, pour Optical Character Recognition) permet de transformer une image contenant des mots en texte lisible par ordinateur, ce qui facilite la recherche de termes précis dans vos fichiers. Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous avez de nombreux documents et peu de temps pour les parcourir.

Certains numériseurs sont déjà munis d’un logiciel de reconnaissance de caractères, mais il est également possible d’appliquer la reconnaissance de caractères après la numérisation, à l’aide d’un logiciel spécialisé comme Adobe Acrobat Pro. Consultez cet article pour en savoir plus.

4. Numériser correctement les documents

Une fois vos documents triés et votre système d’organisation défini, vous pouvez passer à la numérisation. La façon dont vous numérisez vos documents est importante, car elle influencera la lisibilité du fichier sur vos appareils. Avant de commencer, retirez les trombones, agrafes, autocollants ou notes adhésives, et aplatissez les plis du papier pour obtenir un résultat uniforme.

Ajustez ensuite la résolution du numériseur selon le type de document et l’utilisation prévue :

  • Basse résolution (72 à 150 ppp) – produit des fichiers plus légers, pratiques si l’espace de stockage est limité ou pour des documents non essentiels à long terme (p. ex., notes internes, rapports quotidiens). Le texte peut toutefois être moins net, et la précision du lecteur optique de caractères diminue à basse résolution.
  • Résolution standard (300 ppp) – populaire et souvent recommandée, elle offre une bonne lisibilité sans créer de fichiers trop lourds. Les petits caractères ou certains détails graphiques peuvent toutefois manquer de précision.
  • Haute résolution (600 ppp ou plus) – idéale pour les documents détaillés comme les documents juridiques, les archives historiques ou les photos. Gardez en tête qu’elle nécessite un numériseur plus performant, un temps de traitement plus long et davantage d’espace de stockage.

Si votre appareil le permet, la numérisation recto verso vous fera gagner du temps pour les documents imprimés sur les deux côtés.

Après chaque numérisation, vérifiez la lisibilité et l’exactitude du fichier pour rectifier le tir sur-le-champ.

5. Choisir le bon type de fichier pour un stockage optimisé

Selon la quantité de documents à archiver et l’espace de stockage disponible, il peut être utile d’opter pour certains formats plutôt que d’autres afin de réduire la taille des fichiers. Par exemple, transformer des images PNG en JPEG permet d’économiser de l’espace lorsque la très haute qualité n’est pas essentielle.

Le PDF est le format le plus couramment utilisé pour les documents d’affaires, puisqu’il peut regrouper plusieurs pages dans un seul fichier et qu’il est facile à partager. De plus, la technologie de reconnaissance des caractères permet des recherches de termes précis. Si vos fichiers sont volumineux, envisagez d’utiliser des PDF compressés.

Le format TIFF (Tagged Image File Format) est recommandé pour les images de grande qualité, comme des œuvres d’art ou des photographies, car il permet de conserver tous les détails d’une numérisation haute résolution.

6. Nommer les fichiers de façon optimale

Vous pouvez nommer vos dossiers en fonction des catégories et sous-catégories définies lors du tri de vos papiers. Par exemple, si vous classez vos factures par année, vous pourriez adopter la convention suivante : « Facture_[année]_[client] ». Cela vous permettra de glisser-déposer rapidement vos fichiers dans les bons dossiers.

Un bon système de classement numérique facilite la recherche de documents. Pensez à créer des sous-dossiers, à utiliser des étiquettes et à attribuer des couleurs différentes selon les types de fichiers.

7. Stocker les fichiers en toute sécurité

Une fois vos documents numérisés et correctement identifiés, il est essentiel de les stocker de façon sécuritaire. Pour les petites entreprises, le stockage dans le nuage ou sur un disque dur externe est une bonne solution. Cela libère de l’espace sur l’ordinateur tout en assurant une sauvegarde en cas de pépin. Quel que soit le mode de stockage choisi, adoptez de bonnes pratiques de sécurité. Par exemple, utilisez des mots de passe robustes, activez l’authentification à deux facteurs et chiffrez vos fichiers. Si vous préférez sauvegarder vos documents directement sur votre ordinateur, assurez-vous d’effectuer des copies de sauvegarde régulières. Vous éviterez ainsi de perdre vos données en cas de virus ou de bris matériel.

8. Veiller à la conformité de vos archives numériques

Selon votre secteur d’activité, certaines règles précisent la manière dont les documents doivent être conservés et pendant combien de temps. Il est donc important de respecter les exigences réglementaires applicables à votre entreprise.

Par exemple, l’Agence du revenu du Canada exige que la plupart des entreprises conservent leurs registres sur place et gardent les pièces justificatives pendant au moins six ans à compter de la fin de la dernière année d’imposition à laquelle ces documents se rapportent.

Pour créer un système d’archivage conforme, les petites entreprises devraient se renseigner sur les exigences propres à leur industrie.

L’ARC propose également une ressource utile sur les formats acceptés et la sauvegarde des fichiers électroniques.

Numérisez vos documents avec The UPS Store

Communiquez avec le centre The UPS Store le plus près pour voir comment notre équipe peut répondre à vos besoins en matière d’archives numériques. Plusieurs de nos établissements offrent des services pratiques comme la numérisation sans contact et le déchiquetage des documents dont vous n’avez plus besoin. Contactez-nous dès aujourd’hui.

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