Devriez-vous constituer une société ?

 Pour constituer une société au Canada ou, plus couramment, pour « s’incorporer », il faut créer une entité juridique distincte de ses actionnaires ou dirigeants. La constitution d’une société n’est pas obligatoire, mais elle peut se révéler plus avantageuse que l’entreprise individuelle ou la société en nom collectif. Parmi les principaux avantages, soulignons les déductions fiscales ainsi que la responsabilité limitée des actionnaires, qui protège vos biens personnels contre les dettes de l’entreprise. De plus, une société dûment constituée peut augmenter votre crédibilité auprès de vos clients et vous aider à réunir des capitaux en vendant des actions ou des titres de participation.

Dois-je constituer ma société au fédéral ou au provincial ?

Une société est constituée lorsque le dépôt des statuts constitutifs a été approuvé au niveau provincial ou fédéral. Il est d’ailleurs important de faire le bon choix entre les deux. Une société constituée sous le régime fédéral peut exercer des activités partout au Canada ou dans une province. Une société constituée sous le régime provincial est, quant à elle, limitée à exercer ses activités dans cette seule province, à moins d’obtenir des licences supplémentaires. Avant de prendre la décision, demandez-vous quel avenir vous envisagez pour votre entreprise.

La constitution en société sous le régime fédéral coûte généralement plus cher que sous le régime provincial et exige la production plus fréquente de rapports d’entreprise. Il se peut également que vous deviez respecter certains critères quant au lieu de résidence des administrateurs et à la proportion de Canadiens au conseil, ce qui n’est pas le cas dans toutes les provinces.

Comment structurer ma société ? Et quelles règles dois-je suivre ? 

Une fois créée, votre société comptera un ou plusieurs actionnaires qui contrôleront sa destinée en nommant et en destituant les administrateurs ainsi qu’en approuvant les décisions les plus importantes. De leur côté, les administrateurs supervisent les membres de la direction, qui gèrent les activités quotidiennes de la société.

Si vous décidez de constituer une société, vous devrez payer les frais liés au dépôt des documents, nommer des administrateurs, organiser des réunions avec les actionnaires et le conseil d’administration, rédiger les règlements et mettre à jour les registres de l’entreprise afin de fournir des rapports à vos actionnaires et de produire des déclarations annuelles. En plus de la déclaration de revenus de la société, vous devrez déposer de nouveaux documents chaque fois que vous changerez d’administrateur ou d’adresse.

Les sociétés constituées sous le régime fédéral peuvent tenir leurs réunions du conseil partout au pays, alors que celles sous le régime provincial doivent tenir leurs réunions dans la province où elles sont constituées.

Quel devrait être le nom de ma société ?

Assurez-vous que le nom que vous pensez utiliser est libre et n’a pas été enregistré par une autre société. Créez une raison sociale qui combine un nom ou un endroit distinct et une courte description de vos activités. Rappelez-vous que votre nom est là pour durer. De plus, sachez qu’il ne sera probablement pas approuvé s’il ressemble à celui d’un concurrent.

Pour simplifier ce processus, vous pouvez choisir d’être une société à numéro (p. ex. 123456 Canada inc.), puis enregistrer un nom commercial à l’intention des clients et des consommateurs. Vos documents juridiques et vos contrats devront cependant être faits au nom de votre société à numéro. Certains propriétaires d’entreprise croient qu’une telle société ne profite pas de la réputation conférée par un nom de société.

Ai-je besoin d’un avocat ?

D’un point de vue juridique, vous n’avez pas besoin d’un avocat pour constituer votre société. Il n’en reste pas moins qu’il s’agit d’un processus complexe et exigeant, qui risque d’avoir d’importantes répercussions sur l’avenir de votre entreprise ; il est donc judicieux de demander conseil à un professionnel. En y consacrant du temps et de l’argent maintenant, vous vous assurerez de faire les choses correctement et vous ne regretterez pas votre investissement lorsque votre entreprise prendra de l’expansion. Prenez le temps de bien comprendre toutes les possibilités qui s’offrent à vous de même que tous les avantages qui découlent de la constitution d’une société.