Créer un manuel de formation pour votre petite entreprise

La création d’un manuel de formation peut sembler une tâche intimidante. En effet, il faut beaucoup de temps pour saisir et documenter toutes les instructions et l’information nécessaires. Cependant, si la cohérence et la compréhension approfondie de votre petite entreprise sont importantes pour vous, un manuel de formation est indispensable! Un guide bien conçu est un atout précieux dont la compilation peut nécessiter quelques efforts, mais qui vous permettra probablement d’économiser du temps et des ressources à long terme.

Qu’est-ce qu’un manuel de formation et pourquoi est-il important d’en avoir un?

Un manuel de formation est important parce que, tout d’abord, vos employés ne sont pas vous. Ils ne peuvent pas lire dans vos pensées, même si cela serait plus efficace! C’est vous qui avez créé votre entreprise et qui, dès le départ, avez acquis les compétences et les connaissances nécessaires aux produits et/ou services que vous proposez. En revanche, les employés qui viennent de se joindre à l’équipe sont encore tout nouveaux dans votre entreprise, même s’ils ont de l’expérience dans le secteur. Ils ont besoin d’apprendre les ficelles du métier pour s’assurer qu’ils peuvent atteindre le même niveau de performance que vous. C’est là qu’un manuel de formation entre en jeu pour apporter ces connaissances et améliorer la qualité globale.

Assurer la cohérence est une autre raison majeure pour laquelle les petites entreprises devraient disposer d’un manuel de formation. Chacun a son propre style de travail. Toutefois, en suivant des instructions sur la manière d’effectuer une tâche ou un travail donné, il y a une plus grande probabilité de cohérence dans la manière de l’exécuter. Le fait de savoir qu’une tâche est accomplie conformément à des instructions écrites peut rassurer les propriétaires de petites entreprises et leur permettre de consacrer moins de temps à surveiller le travail de leurs employés et plus de temps à développer leur entreprise.

Choisir le support du manuel de formation

L’une des premières étapes consiste à choisir le support sur lequel vous souhaitez présenter votre manuel de formation. Ces documents sont traditionnellement imprimés, car ils peuvent être facilement consultés sur place lors de l’exécution d’une tâche. De plus, vous n’aurez pas à faire face aux problèmes technologiques qui pourraient survenir si votre manuel était exclusivement en ligne. Toutefois, il peut être utile d’y ajouter des éléments numériques. Par exemple, l’inclusion d’URL ou de codes QR vers des vidéos en ligne ou du matériel numérique supplémentaire peut être un moyen utile de varier les différentes façons dont vos employés peuvent comprendre l’information contenue dans le manuel.

The UPS Store propose des services d’impression et plusieurs options parmi lesquelles les propriétaires de petites entreprises peuvent choisir, notamment la couleur (polychrome ou noir et blanc) et la méthode de reliure utilisée, telle que la reliure boudinée ou à spirale, la reliure à trois anneaux et les options permettant de diviser le manuel à l’aide d’intercalaires à onglets. 

Commencer en force par une introduction et vos objectifs

Même si vous disposez probablement de documents complémentaires pour accompagner votre manuel de formation, une brève présentation de votre petite entreprise (y compris les raisons à l’origine de sa création, la date du lancement, vos valeurs, votre culture d’entreprise, etc.) peut être un bon ajout pour personnaliser votre manuel. Après tout, vous voulez que vos employés se sentent passionnés par votre petite entreprise et qu’ils soient motivés pour apprendre à exécuter correctement une tâche ou un travail donné – un manuel long et ennuyeux ne remplira pas vraiment ce mandat. C’est pourquoi il est recommandé d’y ajouter du style et de raconter l’histoire de la marque.

L’introduction de votre manuel de formation doit également indiquer ce pour quoi vous fournissez des instructions. Le contenu de votre manuel de formation ne doit pas être ambigu; énoncez clairement la tâche à accomplir et ajoutez toute note susceptible d’aider vos employés à comprendre (par exemple, quand et pourquoi cette tâche est accomplie). Le manuel doit également contenir toutes les informations nécessaires à l’intégration des nouveaux employés.

Inclure des objectifs d’apprentissage peut contribuer à cette clarté. Que retiendra votre employé de ce manuel de formation? En fournissant ces renseignements dès le début, les personnes qui consultent le manuel peuvent déterminer ce qu’elles doivent comprendre, ce qui leur permet de commencer leur lecture en ayant ces objectifs à l’esprit.

Organiser le contenu efficacement

Un manuel de formation doit clarifier les choses. S’il laisse les personnes qui le lisent encore plus perplexes, cela signifie qu’il n’est pas structuré de la manière la plus judicieuse pour votre petite entreprise. Par exemple, s’il y a des tâches que vos employés accomplissent quotidiennement, regroupez-les dans une section que vous mettrez au premier plan. Les instructions seront ainsi facilement accessibles.

Avant de vous atteler à la rédaction du contenu, faites une ébauche de la structure de votre manuel de formation. Cela vous permettra d’aborder chaque section en ayant une idée claire de ce que vous devez y inclure.

Lorsque vous commencez à ajouter du contenu, veillez également à le structurer au moyen de titres et de sous-titres, là où c’est possible. Votre manuel de formation doit être facile à lire d’une section à l’autre, mais cette fluidité doit également exister à l’intérieur de chaque section. En d’autres termes, chaque section doit avoir sa propre structure afin que les étapes puissent être suivies facilement.

Vous pouvez également ajouter une table des matières au début de votre manuel de formation. Cela permet à vos employés de passer rapidement à une tâche donnée, et les personnes qui lisent le manuel pour la première fois auront un aperçu de ce qu’il contient.

Rédiger en termes simples et inclure un résumé

Le contenu doit être rédigé dans un langage clair afin d’en faciliter la lecture et la compréhension. Il ne doit pas comporter de vocabulaire savant ou de termes que seul un expert en la matière comprendrait. Lorsque vous créez votre manuel de formation, omettez les termes recherchés s’ils ne sont pas utiles à la tâche à accomplir et fournissez des instructions aussi simples que possible. Pensez également à ajouter un glossaire des termes et acronymes courants du secteur s’il est possible que les employés les rencontrent dans le cadre de leur travail.

Inclure des résumés ou des exemples à la fin de chaque section peut également être un excellent moyen de clarifier les informations ou les instructions que vous avez fournies. C’est l’occasion d’employer un ton plus personnel, et vous pouvez y inclure des notes importantes qui s’appliquent à votre entreprise afin de faciliter la compréhension.

Maintenir votre image de marque

Ce manuel se veut un élément de contenu qui fournit des détails sur votre entreprise. Il doit donc correspondre à votre image de marque. Lorsque vous concevez votre manuel de formation, incluez votre logo, vos couleurs et tout élément de conception que vous utilisez couramment.

Votre manuel de formation sera probablement consulté de façon régulière. Le respect de votre image de marque peut donc contribuer à garantir qu’il reste applicable à votre entreprise à long terme.

Le rendre visuellement attrayant

Bien que le contenu de votre manuel de formation soit l’aspect le plus important, le fait de le concevoir de manière à ce qu’il soit agréable à regarder peut être d’une grande aide pour vos employés. Ajoutez des couleurs qui correspondent à votre marque, des illustrations, des photos, du texte en gras si nécessaire, des puces pour faciliter la lecture, des infographies pour présenter certaines informations plutôt que de longs paragraphes, etc.

Il s’agit de votre manuel de formation. Alors, personnalisez-le en fonction de votre entreprise! Vous n’avez pas nécessairement à suivre une méthode stricte pour le créer. Rendez-le aussi attrayant que possible et présentez le matériel de la manière la plus adaptée à votre petite entreprise et à tout ce qu’elle offre.

The UPS Store peut vous aider avec votre manuel de formation

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