Comment votre petite entreprise peut survivre aux vacances d’été

Comme ils ont fait preuve de dévouement et d’assiduité toute l’année, les employés de votre petite entreprise méritent un peu de repos. Et avec le soleil d’été qui brille déjà, ils voudront certainement prendre des vacances. Même si vous souhaitez plus que tout qu’ils profitent d’un moment de repos et de détente bien mérité, vous devez aussi penser à garder votre entreprise sur les rails tout au long de l’été. Voici quelques conseils pour vous aider à bien gérer les périodes où vos employés partent en congé.

Gardez le contrôle des horaires

Mieux vous gérerez les demandes de vacances, plus vous pourrez administrer votre entreprise avec efficacité lorsque vos employés seront absents. Demandez-leur de faire une demande de vacances à la même date chaque année ou assurez-vous qu’ils la soumettent assez longtemps d’avance pour vous donner le temps de combler les absences. Afin que tout roule normalement, conservez un nombre minimal d’employés en évitant d’autoriser trop de départs simultanés. Si votre entreprise est particulièrement occupée pendant la saison estivale, pensez à limiter le nombre d’employés autorisés à prendre leurs vacances pour une période donnée ou fixez une durée maximale de congé. Privilégiez un calendrier qui échelonne les périodes de vacances pour éviter d’être pris de court.

Formez les gens à différentes tâches

Il est important de choisir des gens talentueux et spécialisés pour travailler au sein de votre entreprise. Mais vous devez éviter qu’un employé devienne si indispensable que vous ne puissiez fonctionner sans lui. Contournez ce piège en vous assurant que plusieurs personnes connaissent les particularités des produits, des clients et des projets importants. Ainsi, vous éviterez que des changements et des demandes de dernière minute soient laissés de côté ou que des tâches importantes demeurent inachevées avant le retour d’un employé « indispensable ».

Demandez à vos employés de dresser une liste de choses à faire avant leurs vacances

Quel est le meilleur moment pour s’attaquer à un problème qui survient lorsqu’un employé est en vacances ? Avant son départ ! Essayez d’anticiper les problèmes potentiels. Quelques jours avant leur départ, demandez à vos employés de faire une liste des choses les plus importantes à faire. Exigez que les futurs vacanciers brossent un tableau précis des délais et qu’ils vous indiquent où trouver les dossiers et les coordonnées des principaux clients et fournisseurs. Examinez les documents ensemble, déterminez s’il pourrait y avoir des cas problématiques, et assurez-vous que le ou les remplaçants pourront faire face à toutes les situations qui pourraient survenir.

Diffusez le calendrier des vacances à vos employés et à vos principaux partenaires

En plus d’évaluer le travail des membres de votre équipe, il est important d’inciter vos employés à aviser les partenaires à l’interne comme à l’externe qu’ils seront en congé. Affichez aussi le calendrier des vacances dans vos bureaux afin que tout votre personnel puisse connaître les dates des congés et n’hésitez pas à envoyer un rappel juste avant le départ d’une personne-ressource. Demandez finalement à vos employés de modifier le message d’accueil de leur messagerie vocale et d’activer la fonction de « réponse automatique d’absence du bureau » de leur messagerie électronique pour informer les correspondants de leur absence. Assurez-vous que les messages de réponse automatique comprennent les coordonnées d’une personne-ressource à qui l’expéditeur pourra s’adresser.

Facilitez le retour au travail de vos employés

Le retour des vacances peut être brutal, particulièrement lorsqu’il s’agit d’une petite entreprise au rythme trépidant. Lorsque nécessaire, aidez les gens à rattraper le temps perdu en les informant des nouveaux développements et accordez-leur du temps pour prendre connaissance des nombreux messages et courriels qu’ils ont reçus et pour y répondre. De cette façon, ils redeviendront des membres efficaces de votre équipe plus rapidement.

Considérez fermer vos bureaux pour les vacances d’été

Ce n’est peut-être pas la meilleure solution pour toutes les petites entreprises et même impossible pour certaines, mais il peut arriver qu’une entreprise ferme ses portes pendant une ou deux semaines pour offrir des vacances à tous ses employés en même temps. Bien qu’il s’agisse d’une approche juste et équitable pour régler l’horaire des vacances, sachez que les semaines que vous aurez choisies pour fermer vos portes ne seront sans doute pas celles que vos employés auraient préférées pour partir en vacances.