Comment concilier plusieurs rôles à la tête d’une petite entreprise

En tant que propriétaire de petite entreprise, vous connaissez sans doute l’expression « porter plusieurs chapeaux », une formule imagée qui traduit bien la nécessité de jongler avec plusieurs responsabilités différentes. Mais sans stratégie claire, concilier toutes ces tâches peut vite ressembler à un numéro d’équilibriste.

La manière dont vous gérez votre temps et votre charge de travail est propre à votre entreprise, mais vous trouverez ici quelques conseils à mettre en œuvre pour alléger votre fardeau.

Confiez certaines tâches à l’intelligence artificielle

Nous vivons à l’ère de l’IA. Chaque jour ou presque, de nouveaux outils font leur apparition sur le marché. En tirer parti permet aux propriétaires de petites entreprises de gagner du temps en optimisant la gestion de certaines tâches – et parfois même en se délestant de certaines autres.

Par exemple, si vous consacrez de longues heures à la comptabilité – équilibrer les chiffres, suivre les factures, gérer les états financiers, tenir les livres, traiter la paie, préparer la documentation fiscale –, sachez qu’il existe plusieurs logiciels propulsés par l’IA qui peuvent prendre le relais. Des solutions comme Intuit Assist (en anglais) – l’assistant de gestion financière propulsé par l’IA de QuickBooks – , ClickUp Accounting (en anglais) et Zeni (en anglais) vous permettent de centraliser toutes vos tâches comptables importantes au même endroit.

L’IA peut également s’avérer une alliée précieuse pour rendre vos contenus marketing plus accrocheurs, répondre plus vite à la clientèle et automatiser les tâches répétitives qui vous font perdre un temps fou. Découvrez d’autres outils propulsés par l’IA qui peuvent optimiser la gestion de votre petite entreprise.

Fixez des objectifs pour chaque rôle et suivez les résultats

Plus on cumule les rôles, plus les limites qui les séparent ont tendance à s’estomper. Il devient alors difficile de garder le cap sur les priorités et de fixer des objectifs clairs pour chaque aspect de l’entreprise.

Pour gérer efficacement vos activités, commencez par définir les principales responsabilités associées à chaque rôle (par exemple, si vous vous occupez des comptes de médias sociaux de votre petite entreprise, l’une de vos tâches pourrait consister à créer du contenu vidéo). Fixez-vous ensuite des objectifs clairs, tangibles et réalisables pour chaque responsabilité. Une bonne façon de débuter consiste à définir la raison d’être de chaque tâche : pourquoi créez-vous du contenu vidéo? Quel message souhaitez-vous transmettre? Quel résultat espérez-vous obtenir? En définissant des objectifs concrets assortis d’un échéancier, vous pourrez mieux suivre vos progrès et comprendre la finalité de chaque tâche que vous assumez.

Une fois vos rôles, responsabilités et objectifs clairement définis, prenez le temps d’évaluer les résultats. Planifiez des bilans réguliers pour voir ce qui fonctionne et ce que vous pouvez améliorer afin d’atteindre plus efficacement vos objectifs. Cette pratique vous aidera à donner plus de sens à chaque rôle en précisant leurs contours et en les orientant davantage vers l’action.

Un outil de gestion de projet peut d’ailleurs vous aider à suivre les tâches en cours et à mesurer vos progrès vers l’atteinte de vos objectifs d’affaires. Monday.com, par exemple, est un outil personnalisable qui vous permet de gérer simultanément vos tâches, vos objectifs et vos résultats.

Divisez les tâches et déléguez-les à l’interne ou à l’externe

Tout faire soi-même dans une entreprise est rarement réaliste et viable à long terme. Avec le temps, vous risquez de vous essouffler. Pour prévenir l’épuisement, vous pourriez déléguer certaines tâches à votre équipe ou à des spécialistes et ainsi dégager du temps à l’horaire pour vous recentrer sur d’autres priorités.

Commencez par cerner les tâches qui n’exigent aucune intervention directe de votre part et qui peuvent donc être déléguées. Si vous envisagez la sous-traitance, prévoyez un budget pour l’embauche de ressources externes. Cette piste peut être particulièrement intéressante si certaines facettes de vos activités sortent de votre champ d’expertise. Vous pourrez ainsi concentrer votre énergie là où vous excellez. Si vous déléguez plutôt à l’interne, assurez-vous de prévoir du temps pour former et soutenir votre personnel afin qu’il soit rapidement opérationnel.

Restez au fait des meilleures pratiques

Entre le marketing, les finances, la gestion des stocks et autres, votre attention peut être sollicitée par différentes facettes de vos activités. Pour gérer plus efficacement tous ces aspects, vous devez rester au fait des tendances, solutions, outils et meilleures pratiques dans chacun de ces domaines. C’est ainsi que vous pourrez trouver de nouveaux moyens de faire tourner votre entreprise plus rondement.

Améliorer vos pratiques exige toutefois une certaine dose de souplesse. En adaptant vos stratégies, vous pourriez trouver des façons plus efficaces de faire les choses. Que ce soit en échangeant avec d’autres petites entreprises de votre région, en cherchant régulièrement des solutions technologiques en ligne ou en participant à des ateliers spécialisés, toutes les occasions sont bonnes pour rester branché sur ce qui bouge dans votre secteur.

The UPS Store propose des services pratiques qui peuvent contribuer à la réussite de votre petite entreprise, tels que l’impression, l’emballage et l’expédition, et la location de boîtes postales. Découvrez nos Solutions pour les petites entreprises et visitez un centre près de chez vous pour partir du bon pied.