Quels types de documents devraient être déchiquetés ?

Les propriétaires de petites entreprises savent à quel point il est important de protéger l’information de nature confidentielle et de s’assurer qu’elle ne tombe pas entre de mauvaises mains. Pour cela, il faut mettre en place des systèmes qui garantissent que les fichiers et dossiers numériques sont conservés de façon sûre et sécurisée. Il est tout aussi important de gérer avec soin les documents que vous gardez au travail et d’en disposer correctement lorsque vous n’en avez plus besoin.

Même dans notre monde en ligne et connecté, de nombreux renseignements sont encore échangés au moyen de documents physiques. En les jetant dans le bac de recyclage sans prendre de mesures pour protéger l’information qu’ils contiennent, vous encouragez les voleurs de données à accomplir leurs méfaits.

Voici un aperçu des différents types de documents que vous devriez impérativement déchiqueter ou détruire.

Tout document qui pourrait servir au vol d’identité

Qu’ils contiennent des renseignements personnels sur un employé ou un client, les documents qui pourraient être utilisés pour voler l’identité d’un individu doivent être déchiquetés. Pensez aux documents de paie de votre personnel, aux copies de pièces d’identité avec photo ou aux renseignements sur les cartes de crédit et les adresses de vos clients. Si vous estimez qu’un document écrit ou imprimé peut contenir des données critiques, n’hésitez pas à le déchiqueter.

Les documents bancaires, financiers ou fiscaux

Documents de paie, budgets annuels, déclarations de revenus, audits fiscaux, relevés de compte bancaire, chèques annulés… Vous ne voulez pas que ces documents restent intacts dans une benne à ordures ou un bac de recyclage. Si les documents contiennent n’importe quel type de renseignements financiers, même des renseignements désuets, ne courez pas le risque d’en disposer de façon négligente. Faites-les déchiqueter et protégez tout le monde.

Les documents contenant des renseignements confidentiels sur votre entreprise

Protégez les acquis de votre petite entreprise en éliminant correctement tous les documents contenant des renseignements de nature exclusive dont vos concurrents pourraient tirer parti, comme les dossiers liés à la recherche et au développement de nouveaux produits ou services, ou des plans et des propositions de projets futurs. Dans cette catégorie de documents, on retrouve aussi les rapports et les tests internes, les formules exclusives et même les manuels de formation et les guides de fonctionnement.

Les documents relatifs à la santé et aux ressources humaines

Les dossiers médicaux de vos employés ou de vos clients doivent être traités avec soin. Il en va de même pour l’information liée à la gestion de vos ressources humaines, qu’il s’agisse de curriculum vitæ et de candidatures, de rapports disciplinaires, d’évaluations du rendement ou d’examens de sélection. Protégez le droit de chacun à la vie privée en vous assurant que les documents de cette nature sont traités adéquatement avant d’en disposer.

Les documents juridiques et les contrats

Voici une règle très simple qui pourrait vous éviter bien des problèmes : si un avocat est intervenu dans un document, assurez-vous d’éliminer ce document correctement. Ne plaisantez pas avec les documents juridiques, contrats et autres textes de cette nature ! Faites preuve de prudence et envoyez-les à la déchiqueteuse lorsque vous êtes certain qu’ils ne sont plus nécessaires.

Les documents d’assurance et les factures

Les dossiers relatifs à l’assurance de votre petite entreprise et de son contenu devraient toujours être détruits, et non jetés. Il en va de même pour les vieilles factures de services publics ou celles qui concernent votre lieu de travail, comme les factures d’Internet et de téléphone cellulaire. Ces documents contiennent généralement des numéros de compte et des adresses, qui doivent toujours rester confidentiels.

Vous cherchez un endroit pour éliminer vos documents confidentiels ? Les centres The UPS Store au Canada offrent un service de déchiquetage sécuritaire assuré par Iron Mountain. Vous pourrez ainsi disposer correctement de vos documents personnels et commerciaux. Pour plus de détails, communiquez avec le centre The UPS Store le plus près.