Pourquoi les plans d’urgence sont importants pour les petites entreprises

Vous exploitez seul une petite entreprise et travaillez à partir de votre sous-sol ? Vous comptez plusieurs employés dans de nombreux bureaux ? Quelle que soit votre situation, il est très important que vous disposiez de plans d’urgence.

Être prêt et savoir comment réagir face à une catastrophe ou à une urgence médicale fournit bien plus que de la tranquillité d’esprit. Cela pourrait même maintenir votre entreprise à flot par temps orageux. Bien que vous souhaitez ne jamais devoir utiliser vos plans d’urgence, vous serez heureux d’en avoir préparé si, par malheur, ils s’avéraient nécessaires un jour.

Déterminez les principaux risques

La première étape d’une bonne planification d’urgence consiste à reconnaître vos principaux facteurs de risque. Êtes-vous vulnérable au vol de données ? Les inondations représentent-elles une source de crainte dans votre région ? Comment composeriez-vous avec de longues interruptions des services téléphonique ou Internet ? Que feriez-vous si l’un de vos principaux fournisseurs vous laissait en plan ? Asseyez-vous avec vos employés les plus chevronnés et déterminez ensemble les principaux dangers auxquels votre entreprise est confrontée.

Assurez-vous de posséder une assurance

Une fois que vous connaissez vos principaux facteurs de risque, protégez-vous autant que possible en souscrivant de l’assurance. La protection offerte par la bonne police pourrait s’avérer vitale pour remettre votre entreprise en selle à la suite d’une catastrophe. Prenez donc le temps de comprendre exactement ce que couvre votre police d’assurance.

Sachez ce dont vous avez besoin pour retomber sur vos pieds.

Imaginez que votre entreprise a été détruite par le feu ou endommagée de façon irrémédiable. Sur quels éléments devriez-vous absolument compter pour relancer vos activités ? Pourriez-vous fonctionner avec quelques nouveaux ordinateurs et certains employés clés ? Y a-t-il une pièce d’équipement spécialisée ou une personne en particulier dont vous ne pourriez vous passer ? Dressez une liste des incontournables dont vous auriez besoin si vous deviez repartir à zéro, et concevez un plan pour mettre la main sur ces éléments si le pire devait arriver.

Ayez un plan pour gérer les grèves et les arrêts de travail

Un arrêt de travail externe pourrait causer de sérieux ennuis à votre entreprise. Par exemple, il est utile d’avoir un plan en cas d’interruption du service postal, qui pourrait arrêter les livraisons aux clients et vous empêcher de recevoir certains paiements. En plus de conserver des liquidités supplémentaires à portée de main pour traverser une telle période, il est judicieux d’envisager d’autres options d’expédition, notamment la messagerie, et de prévoir un mode de paiement électronique. Tout cela vous aidera à vous prémunir contre les effets négatifs d’une grève prolongée.

Développez une stratégie de communication

Votre planification d’urgence devrait comprendre une stratégie pour communiquer la gravité de la situation à vos employés et à vos clients. Distribuez des copies imprimées des coordonnées des employés aux cadres supérieurs afin que ceux-ci puissent les joindre en cas d’urgence et leur prodiguer des conseils sur la façon d’agir.

Si vous êtes obligé de modifier vos heures d’ouverture ou de fermer votre entreprise complètement dans la foulée d’un accident ou d’une catastrophe, utilisez votre site Web et vos comptes de médias sociaux pour communiquer la situation aux clients. Entrez vous-même en contact avec les clients clés afin de leur expliquer la situation. Dites-leur quand vous comptez rouvrir vos portes et proposez-leur des solutions de rechange dans l’intervalle.

Produisez un plan écrit et attribuez des rôles et des responsabilités

De concert avec vos employés clés, produisez un plan clair et détaillé des différentes mesures à prendre en cas de catastrophe ou d’urgence. Ne sauvegardez pas ce fichier sur un ordinateur où il pourrait être perdu ou supprimé. Imprimez des copies et conservez-les dans des classeurs à des endroits sûrs du bureau.

Assurez-vous que vos employés savent ce qu’on attend d’eux si le plan doit être mis en œuvre, et tenez des exercices occasionnels au besoin. Offrez une formation adéquate à tous les employés actuels et veillez à ce que tous les nouveaux employés soient bien au fait de leurs responsabilités.

Une ou deux fois par année, mettez à jour le plan d’intervention en fonction des changements survenus, prenant en compte des éléments comme les nouveaux risques et employés. Si l’exécution du plan requiert un équipement spécial, assurez-vous qu’il est correctement entretenu et conservé ; vous ne voudrez pas qu’il fasse défaut au moment critique.