Dix facteurs sous-estimés qui contribuent au succès des petites entreprises

Par Kara Morgan, PlanIt! Outsourcing Solutions

Les PME et les microentreprises constituent la pierre angulaire de nos communautés. Elles croissent et créent de l’emploi beaucoup plus rapidement que les grandes sociétés. Bien qu’elles possèdent plusieurs des mêmes composantes que les grandes entreprises, elles sont plus vulnérables dans certaines situations. Certes, elles connaissent souvent mieux leur clientèle et affichent des coûts d’exploitation moindres. Toutefois, la perte d’un client majeur ou une maladie inattendue pourrait leur causer un tort irréparable, voire entraîner leur fermeture. Cependant, bon nombre de ces vulnérabilités peuvent être réduites à l’aide des meilleures pratiques suivantes :

Définissez votre vision, votre mission et votre plan stratégique

Il est beaucoup plus facile d’atteindre votre destination lorsque votre feuille de route est bien définie et votre but, précis. Une vision et une mission claires vous permettront de maintenir le cap sur votre objectif ultime. Les plans stratégiques ne sont pas l’apanage des grandes sociétés ; ils profitent largement aux entreprises de toutes tailles. Élaborer un plan stratégique orientera vos décisions et aidera à les arrimer à vos objectifs.

Bâtissez une fondation solide

Comme pour toute structure, c’est le rez-de-chaussée et le sous-sol qui soutiennent les étages supérieurs. Si cette fondation est fragile, toutes les composantes qu’elle supporte seront, elles aussi, faibles, vulnérables et instables. Dans le cas des PME et des microentreprises, votre fondation est constituée de vos personnes (y compris le propriétaire) , de vos activités et de vos produits ou services. Si l’un ou l’autre de ces éléments comporte des faiblesses ou des lacunes, c’est l’entreprise dans son ensemble qui subira des contrecoups. Il est donc important de combler ces lacunes en misant sur les bonnes personnes, qui réalisent les bonnes tâches en utilisant les bons outils de la bonne manière.

Obtenez du soutien

Aucun entrepreneur ne possède toutes les connaissances requises pour gérer une entreprise. Même si vous pensez savoir tout ce qu’il faut, soyez conscient qu’il y a des choses que vous ne savez même pas que vous ignorez. Il est donc crucial d’obtenir du soutien. Si le marketing, par exemple, représente un cauchemar pour vous, faites-vous aider par quelqu’un dont c’est la spécialité. La règle générale est la suivante : plus votre équipe est petite, plus vous aurez besoin d’appui externe. Donc, si vous êtes un entrepreneur solo, vous aurez probablement besoin de beaucoup de soutien. Vous pourriez devoir embaucher du personnel, conclure des partenariats stratégiques ou recourir à des fournisseurs de services professionnels et d’impartition, entre autres.

Définissez clairement les rôles et les attentes

Établissez très clairement qui est responsable de quoi et qui fait quoi. Dans les petites équipes, chaque personne peut assumer plus d’un rôle ou d’une fonction. Afin d’éviter le scénario « je pensais que c’était toi qui t’en occupais », documentez des profils de rôles clairs et assurez-vous que chacun reçoive cette information. Vous pouvez également dresser un organigramme pour cerner les rôles, même si un seul nom remplit toutes les cases.

Rehaussez l’efficacité de vos communications et de votre documentation

À l’instar des rôles, vos communications doivent être claires – tant à l’interne qu’à l’externe. En transmettant des messages cohérents, vous veillerez à ce que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Optimisez votre productivité

Lorsque moins de mains sont mises à la pâte, il faut redoubler d’efficacité afin de réaliser le travail en moins de temps et avec moins d’effort. Grâce à la technologie, les petite entreprises peuvent maximiser leur production sans devoir fournir d’importants efforts ni embaucher beaucoup de personnel. L’automatisation et l’adoption d’outils numériques permettant aux équipes de travailler à distance ou de réaliser des économies d’échelle ont stimulé la productivité et réduit les coûts.

Mettez en place des systèmes et des processus solides

Les systèmes et les processus constituent l’épine dorsale de vos activités. Ils doivent donc être efficaces, clairs, prévisibles, transférables et mesurables. Les systèmes qui automatisent les tâches et éliminent les redondances permettent de réduire les erreurs, la confusion et les ambiguïtés, tout en divisant par deux le temps requis pour la formation. Résultat final : vos coûts d’exploitation diminueront.

Planifiez la continuité des activités

L’une des plus grandes vulnérabilités des petites entreprises, et en particulier des microentreprises, est la continuité des activités. Si vous travaillez seul ou à deux, que se passe-t-il si vous ou un membre de votre famille tombez malade et que vous devez vous absenter ? Si vous détenez la plupart des connaissances ou des compétences ou effectuez la plupart des tâches, personne ne pourra combler ce vide en votre absence. Si une démission ou un roulement de personnel inattendu survient dans une grande équipe, il y aura quelqu’un pour prendre la relève. Mais cela peut s’avérer impossible pour un entrepreneur solo, un consultant ou une petite entreprise. Vous pouvez réduire vos risques en adoptant des systèmes et des processus appropriés, comme des procédures opérationnelles normalisées écrites, qui décrivent qui fait quoi, quand et comment.

Veillez à la sécurité

Gardez vos données en sécurité. Dans une petite entreprise, le propriétaire est généralement celui qui produit l’information de l’entreprise. S’il est absent quand un problème survient, personne n’a accès à ces renseignements et, du fait, l’entreprise pourrait devoir cesser ses activités. S’assurer que les données sont sécurisées et facilement accessibles si le propriétaire n’est pas disponible constitue une sage mesure de prévention.

Maximisez votre visibilité

Avant la venue des réseaux sociaux et du marketing numérique, il était très coûteux pour les PME d’obtenir une visibilité et une notoriété comparables à celles des grandes entreprises, qui disposent d’un important budget de marketing. Les médias sociaux et les solutions technologiques abordables ont nivelé le terrain de jeu. Aujourd’hui, les petites entreprises peuvent être aussi visibles que leurs concurrentes de grande taille. Il serait fou de s’en passer !

Recourir à ces meilleures pratiques peut réduire vos risques, vous procurer un niveau de sécurité et de stabilité supplémentaire, ainsi que vous fournir un coussin pour relever des défis imprévus. De telles mesures contribueront au développement de votre entreprise, qui pourra miser sur un ensemble complet de composantes, de processus et de documents pour prendre son essor.

Comment votre entreprise se tire-t-elle d’affaire ?

À propos de Kara

Kara Morgan est experte en efficacité, gestionnaire de projet certifiée et innovatrice en chef à PlanIt! Outsourcing Solutions (solutions d’impartition) et PlanIt! Solar Blinds (stores solaires). Elle fournit un vaste éventail de services complets en matière d’efficacité opérationnelle ainsi que des produits d’efficacité énergétique à des entrepreneurs occupés, débordés et en manque d’organisation qui souhaitent étendre leurs activités et réduire leurs coûts d’exploitation. Elle les aide à reprendre le contrôle de leur temps, à rétablir l’ordre et à trouver de la clarté et de l’espoir, tout en maximisant leur capacité et leur efficacité.