Comment améliorer le recouvrement des créances

Les petites entreprises doivent souvent composer avec de faibles marges de profit, ce qui laisse peu de latitude dans la gestion des flux de trésorerie. Résultat : il est impossible de laisser des clients négligents s’en tirer avec une dette impayée. Il faut agir même si le processus de recouvrement n’est pas toujours agréable.

En général, vous n’aurez pas à vous soucier trop souvent de recouvrer des créances. Mais il arrive inévitablement que des clients éludent complètement le paiement d’un bien ou d’un service, effectuent des versements sporadiques et incomplets ou encore ne paient pas en raison de difficultés financières.

Il est donc judicieux de mettre au point des stratégies afin de faire face à l’une ou l’autre de ces situations. Voici quelques moyens d’éviter les procédures de recouvrement et quelques conseils pour gérer ce type de problèmes.

Précisez les modalités de paiement

Les gens n’aiment habituellement pas être surpris ou se sentir perdus quand ils reçoivent une facture. Assurez-vous que les clients comprennent et acceptent les modalités de paiement avant de conclure une transaction. Créez une page Web ou un dépliant pour expliquer clairement les solutions et procédures de paiement à vos clients potentiels, sans oublier de préciser les actions que vous prenez lorsqu’un compte est en souffrance.

Vérifiez le crédit des nouveaux clients, surtout si les commandes sont importantes

Ne vous lancez pas dans une transaction sans en savoir un peu plus sur l’acheteur et sur sa cote de crédit. Faites des recherches sur l’entreprise avant de faire affaire avec elle et demandez des renseignements personnels (numéro de permis de conduire, adresse, etc.) aux particuliers. Vous aurez ainsi les moyens de retrouver un client si cela s’avère nécessaire.

Désignez un responsable du recouvrement parmi les employés ou engagez un sous-traitant

Si votre entreprise est très petite, cette tâche peut vous incomber, mais il est généralement préférable de la confier à un employé de confiance. Bien qu’aucune entreprise ne souhaite que son responsable du recouvrement croule sous la tâche, il est souvent plus efficace qu’une seule personne s’en occupe. Si la tâche est trop ardue, si le temps manque pour l’accomplir à l’interne ou si des clients peu coopératifs ne répondent pas à vos demandes, pensez à embaucher un service de recouvrement pour traquer les mauvais payeurs en votre nom.

Communiquez avec les clients avant la date d’échéance du paiement

Communiquez avec chaque client après avoir exécuté la commande, mais avant que le paiement soit dû. Assurez-vous que les clients sont satisfaits du bien ou du service reçu et vérifiez s’ils ont des questions sur le montant de la facture ou la date d’échéance. Conservez des copies de tous les documents pertinents au cas où un conflit surgirait et prenez note de toutes vos conversations pour consultation ultérieure.

Gardez toujours votre calme

Le recouvrement de créances est une situation délicate qui a tendance à en énerver plus d’un, mais il ne faut jamais laisser ses émotions prendre le dessus. Demeurez toujours positif et professionnel : parfois, un simple rappel amical suffit pour que la dette se règle. Évitez tout affrontement personnel avec des clients en retard de paiement, car ils seront moins portés à coopérer s’ils se sentent attaqués. Enfin, abstenez-vous de faire des appels intimidants ou de proférer des menaces : ce genre de comportement pourrait vous causer de sérieux ennuis et vous exposer à des poursuites judiciaires.

Envisagez d’offrir des incitatifs au paiement

Pour éviter tout retard de paiement, il est possible de proposer un rabais ou une prime aux clients qui paient avant la date d’échéance. Vous pouvez aussi encourager les clients à régler leurs dettes en leur offrant un incitatif sur le prochain achat. Vous pouvez parfois vous entendre sur un remboursement en plusieurs versements et établir un calendrier réaliste pour les deux parties. Dans certains cas, vous devrez tirer le meilleur parti d’une situation litigieuse en acceptant un remboursement moins élevé que le montant dû. Chaque approche doit être utilisée avec prudence afin de ne pas donner l’impression que les propositions sont normales et habituelles. Vous ne voulez surtout pas être perçu comme une personne qui rend les armes avant même d’être payée.

Demandez un plan de remboursement par écrit

Après avoir négocié les modalités d’une entente de remboursement, demandez au client de confirmer par écrit le montant dû, son intention de le rembourser et le calendrier de remboursement proposé. Ce document pourrait s’avérer vital si la créance litigieuse aboutit devant un tribunal.